„Wir haben doch eine Suche.“
Der Satz stimmt fast immer. Die Dokumente liegen in lokalen Verzeichnissen oder in SharePoint, sie sind eingelesen, es gibt ein Suchfeld, und wer etwas eintippt, bekommt Treffer. Trotzdem läuft in denselben Unternehmen jemand über den Flur und fragt einen Kollegen etwas, das in einem Dokument steht.
Das ist kein Widerspruch. Es ist eine Eigenschaft.
Zeichenkette und Bedeutung
Eine Volltextsuche vergleicht Zeichenketten. Sie nimmt, was Sie eintippen, und sucht dieselbe Folge von Buchstaben in den Dokumenten. Das ist eine zuverlässige, schnelle und sehr alte Technik, und sie hat eine Bedingung: Das Wort muss dort stehen.
Gefragt wird aber nicht nach Wörtern. Gefragt wird nach Bedeutungen.
Ein Beispiel, das wir bei NXTGN durchgemessen haben. Die Frage lautete: „Wann ist ein zweiter Prüfer vorgeschrieben?“ Die Antwort stand im Bestand, in einer Qualitätsrichtlinie. Dort hieß es allerdings Vier-Augen-Prinzip.
In keinem einzigen Dokument stand „zweiter Prüfer“.
Die Suche lieferte neun Treffer. Die Richtlinie war nicht dabei. Nicht weit hinten — gar nicht.
Der Schaden, den man nicht sieht
Hier liegt das eigentliche Problem, und es ist ein kaufmännisches.
Eine Suche, die nichts findet, sieht aus wie ein leeres Archiv. Sie meldet keinen Fehler. Sie sagt nicht „das Wort steht nirgends, vielleicht heißt es anders“. Sie liefert neun Treffer, die nicht passen, und überlässt den Schluss dem Menschen davor. Und der Schluss lautet fast immer: Steht wohl nicht drin.
Danach passiert das, was ohnehin passiert wäre. Jemand fragt einen Kollegen. Jemand entscheidet aus dem Bauch. Jemand rechnet etwas neu, das vor vier Jahren schon einmal gerechnet wurde.
Die Investition in die Digitalisierung ist getätigt. Der Nutzen bleibt unsichtbar, und zwar nicht, weil er ausbleibt, sondern weil niemand merkt, wo er ausbleibt. Man kann nicht zählen, wie oft eine Suche etwas nicht gefunden hat, das da war.
Drei Gründe, warum das Wort nicht dasteht
Der Fall oben ist kein Kuriosum. Es gibt drei Gründe dafür, und sie wirken selten einzeln.
Dasselbe heißt woanders anders. Die Instandhaltung sagt Laufrad, der Einkauf sagt Impeller, die Zeichnung sagt Pos. 14. Wer wann welches Wort benutzt, hängt an der Abteilung, an der Niederlassung und am Jahrgang dessen, der das Dokument geschrieben hat. Babylonische Zustände, und sie sind der Normalfall.
Abkürzungen sind lokal. „L7“ steht in einem Betrieb für Linie 7 und in einem anderen für ein Lager. In keinem der beiden steht die Auflösung im Dokument, weil sie für die Schreibenden selbstverständlich war.
Und die Sprache wechselt. Die Herstellerdokumentation ist englisch, gefragt wird auf Deutsch. Dann ist die Zeichenkette nicht bloß anders, sie ist aus einem anderen Alphabet der Sache. Warum wir das nicht durch Übersetzen lösen, steht in einem eigenen Beitrag.
Was Bedeutung kann
Deshalb sucht NXTGN AI CORE zweigleisig. Die Stichwortsuche bleibt, weil sie unschlagbar ist, wenn das Wort dasteht: bei Teilenummern, Normbezeichnungen, Eigennamen. Daneben läuft eine zweite Suche, die Sätze nach Sinn vergleicht statt nach Wörtern.
Wie das geht, ist erklärungsbedürftig und für diesen Beitrag nebensächlich. Was zählt: Zwei Sätze, die dasselbe meinen, landen dicht beieinander, auch wenn sie kein einziges Wort teilen. Beide Ergebnislisten werden zusammengeführt, und wer sucht, merkt davon nichts.
Damit ist der Fall mit dem englischen Handbuch gelöst. Der mit dem Vier-Augen-Prinzip nicht.
Und was sie nicht kann
Ein KI-Modell, das Bedeutungen vergleicht, hat Bedeutungen gelernt — nur nicht Ihre. Dass „Vier-Augen-Prinzip“ bei Ihnen genau das meint, was ein anderer „zweiter Prüfer“ nennt, ist keine allgemeine Wahrheit. Es ist eine Festlegung, die jemand bei Ihnen getroffen hat, oft vor Jahren, meistens ohne sie aufzuschreiben.
Das ist der Teil, den kein Modell liefert. Er muss aus dem Unternehmen kommen.
In der Praxis heißt das: ein Glossar. Ein Begriff, seine Synonyme, seine Abkürzungen, und die Angabe, welche Benennung die richtige ist. Im Fall oben war es ein einziger Eintrag: Vier-Augen-Prinzip, mit der Benennung zweiter Prüfer daneben. Danach lieferte dieselbe Frage sechzehn Treffer, und die Richtlinie war dabei.
Ein Eintrag. Fünf Minuten Arbeit für jemanden, der die Sache kennt.
Warum ein Treffer sagen muss, wie er gefunden wurde
Ein erweiterter Treffer ist nicht dasselbe wie ein direkter. Er beruht auf einer Gleichsetzung, die ein Mensch vorgenommen hat, und die kann falsch sein.
Deshalb schreibt NXTGN AI CORE es dazu: „Gefunden über: zweiter Prüfer = Vier-Augen-Prinzip.“ Wer das liest, sieht sofort, warum dieses Dokument in der Liste steht, und kann widersprechen, wenn die Gleichsetzung in seinem Bereich nicht gilt.
Eine Suche, die still erweitert, ist bequemer und schlechter. Sie nimmt dem Leser die Möglichkeit, den einzigen Fehler zu finden, den nur er finden kann.
Mein Resümee
Digitalisieren und Auffindbarmachen sind zwei verschiedene Vorhaben, und das erste ist das leichtere. Einen Ordner einzuscannen ist ein Projekt mit einem Ende. Dafür zu sorgen, dass jemand in vier Jahren findet, was darin steht, ist eine Aufgabe ohne Ende.
Vieles davon lässt sich dem System überlassen. Die Sprachgrenze, die Formulierung, das Sortieren nach Sinn. Aber die Frage, wie eine Sache in Ihrem Unternehmen heißt, kann Ihnen niemand abnehmen. Sie ist der Teil, an dem die Digitalisierung aufhört und die Wissensarbeit anfängt.
Der Ordner im Regal war nie das Problem, und der eingescannte ist es auch nicht. Die Antwort steht darin. Gefragt wird nur mit einem anderen Wort.