„Und woher weiß die KI, wer was sehen darf?“
Die Frage kommt in fast jedem ersten Gespräch, und sie klingt nach einem Detail für später. Sie ist es nicht. Von ihr hängt ab, ob in einer Antwort ein Satz aus einem Dokument stehen kann, das der Fragende nie öffnen dürfte.
Es geht hier um Dokumente: um das, was auf einem Laufwerk liegt, in SharePoint oder in einer anderen Ablage. Datenbanken, ERP und CRM haben eigene Rechtemodelle, die sich nicht nebenbei abhandeln lassen. Sie bekommen einen eigenen Beitrag.
Der bequeme Weg
Man sucht über alles, was da ist, und blendet danach aus, was der Fragende nicht sehen darf.
Das ist leicht zu bauen, es ist schnell, und in vielen Tools ist es so gemacht. Es funktioniert auch, solange am Ende eine Liste steht und sonst nichts.
Und dieser bequeme Weg hat drei Schlaglöcher.
Drei Schlaglöcher
1. Die Vervollständigung. Wer in ein Suchfeld tippt, bekommt Vorschläge. Kommen die aus dem gesamten Bestand, sind darunter auch Begriffe, die ausschließlich in Dokumenten vorkommen, die der Tippende nie zu Gesicht bekommt: der Name eines Vorhabens, von dem er nichts wissen soll, die Bezeichnung eines Kunden, der bei einem anderen Team liegt. Ausgeblendet wird die Trefferliste. Das Wort stand da schon auf dem Bildschirm.
2. Die Zusammenfassung. Wird eine KI-Antwort aus zehn Dokumenten gebaut und werden danach zwei davon ausgeblendet, ist ihr Inhalt trotzdem in der Antwort. Eine Liste kann man kürzen. Einen Satz, in den etwas eingeflossen ist, kann man nur noch wegwerfen. Den Beleg zu entfernen genügt nicht, denn der Satz bleibt stehen.
3. Die Zahl. Eine Frage wie „Wie viele Vorgänge dieser Art gab es im letzten Jahr?“ liefert keine Liste, sondern eine Summe. Wird über den ganzen Bestand gezählt und danach ausgeblendet, stimmt sie für niemanden.
Und man kann aus ihr zurückrechnen. Das schärfste Beispiel ist nicht die Vorgangszahl, sondern das Gehalt. Wer nach dem Durchschnitt einer Abteilung fragt, die Zahl der Köpfe kennt und zwei der Gehälter ohnehin weiß, hat das dritte ausgerechnet. Es wurde kein Dokument geöffnet und keine Berechtigung verletzt. Die Zahl allein hat gereicht.
Das dritte Loch ist das unangenehmste, und es ist auf zwei Weisen unangenehm: Eine falsche Zahl sieht aus wie eine richtige, und aus einer richtigen erfährt man mehr, als man soll.
Was NXTGN AI CORE stattdessen tut
Die Entscheidung fällt, bevor gesucht wird. Jedes Dokument bekommt beim Einlesen die Angabe mit, wer es sehen darf, und diese Angabe stammt aus der Ablage, aus der das Dokument kommt. NXTGN AI CORE gibt sie jedem der kleinen Abschnitte mit, in die der Text für die Suche zerlegt wird. Wer fragt, bringt seine eigenen Kennungen mit, sich selbst und die Gruppen, in denen er ist. Gesucht wird nur in dem, was dazu passt.
Der Unterschied klingt technisch und ist es nicht. Was jemand nicht sehen darf, wird nicht ausgeblendet. Es kommt gar nicht erst vor: nicht in der Trefferliste, nicht im Material, aus dem die KI-Antwort entsteht, nicht in der Summe.
Warum an einer Stelle zweimal geprüft wird
Es gibt einen Weg, auf dem ein Dokument im vollen Wortlaut geholt wird, etwa um daraus zu zitieren. An dieser Stelle prüft NXTGN AI CORE die Berechtigung noch einmal, obwohl die Suche davor längst gefiltert hat.
Zweimal zu prüfen ist unelegant, und der Grund dafür sind die Fehlerrichtungen. Ist die Suche zu streng, bekommt jemand zu wenige Treffer und beschwert sich noch am selben Tag. Ist dieser eine Weg zu großzügig, steht fremder Inhalt in einer Antwort, und niemand beschwert sich. Für den zweiten Fall ist eine einzige Prüfstelle zu wenig.
Wenn eine Ablage nichts sagt
Nicht jede Ablage kann Auskunft darüber geben, wer ihre Inhalte sehen darf. Ein Ordner auf einem Laufwerk kann es, eine SharePoint-Bibliothek auch. Andere können es nicht.
Dann bleibt die Angabe leer, und es stellt sich die Frage, was ein leeres Feld bedeuten soll.
In der Grundeinstellung liest NXTGN AI CORE es als „niemand“. Ein Dokument, zu dem sich keine Berechtigung ermitteln lässt, erscheint in keiner Suche.
Mit einer Ausnahme: Der KI-Admin sieht es. Nicht aus Bequemlichkeit, sondern damit der Fall überhaupt auffällt. Ein Dokument, das niemand sieht, fällt auch niemandem auf, und eine falsch eingerichtete Ablage bliebe unentdeckt.
Die Grenze, die bleibt
Berechtigungen ändern sich. Jemand wechselt die Abteilung, eine Gruppe wird aufgelöst, ein Ordner bekommt eine neue Freigabe.
NXTGN AI CORE übernimmt diese Änderungen nicht in derselben Sekunde. Es gibt dafür einen eigenen, schlanken Abgleich, der ausschließlich die Berechtigungen nachzieht, ohne die Dokumente noch einmal zu verarbeiten, in der Grundeinstellung alle fünf Minuten. Zwischen der Änderung in der Ablage und ihrer Wirkung in der Suche gibt es deshalb ein Zeitfenster.
Es lässt sich verkleinern, aber nicht abschaffen. Deshalb steht seine Länge in der Verwaltung und nicht in einer Fußnote. Wer sie nicht kennt, hält den Zustand für einen Fehler.
Mein Resümee
In einer Demo sehen beide Wege gleich aus. Man tippt eine Frage ein, es kommt eine Antwort, und ob dahinter vorher oder nachher entschieden wurde, ist dem Bildschirm nicht anzusehen.
Der bequeme Weg kostet auch nichts, solange niemand die Vorschläge im Suchfeld liest, niemand eine Zusammenfassung weiterreicht und niemand eine Zahl in eine Vorlage übernimmt.
Der Unterschied zeigt sich an einer einzigen Situation: der, in der jemand etwas erfährt, das er nicht erfahren sollte. Bis dahin ist es eine Frage der KI-Architektur, über die man in Ruhe reden kann. Aber danach ist es ein Vorfall, und über den redet man nicht mehr in Ruhe.